QUY ĐỊNH MỚI VỀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN – DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân được ví như “dầu mỏ mới” – nguồn tài nguyên quý giá giúp doanh nghiệp hiểu khách hàng, tối ưu kinh doanh và phát triển dịch vụ. Tuy nhiên, việc thu thập và khai thác dữ liệu thiếu kiểm soát cũng gây ra những hệ lụy lớn: rò rỉ thông tin, lừa đảo, mất uy tín, thậm chí là bị xử phạt nặng.

Để đối phó với thực trạng này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ ngày 01/7/2023. Đây là văn bản pháp lý đầu tiên ở Việt Nam điều chỉnh toàn diện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, đặt ra hàng loạt nghĩa vụ mới cho doanh nghiệp.

Câu hỏi đặt ra: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để vừa tuân thủ pháp luật, vừa xây dựng được niềm tin với khách hàng?

1. Dữ liệu cá nhân là gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số và hội nhập quốc tế, Việt Nam đã bước đầu xây dựng khung pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua việc ban hành Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Theo đó, tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP ghi nhận dữ liệu cá nhân  là “thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể”. 

Dữ liệu cá nhân chia thành hai loại: Dữ liệu cá nhân cơ bản và Dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Trong đó dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm những thông tin tối thiểu để xác định một cá nhân như tên, họ, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch, số điện thoại, số căn cước,… Còn dữ liệu cá nhân nhạy cảm là dữ liệu gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của cá nhân đó như quan điểm tôn giáo, chính trị, dân tộc, tình trạng sức khỏe, đặc điểm sinh học,… 

2. Điểm mới quan trọng trong quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã đặt ra nhiều quy định mới, chặt chẽ và cụ thể hơn so với trước đây, tạo thành một khung pháp lý toàn diện về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Một số điểm nổi bật gồm:

2.1. Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân

Theo Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc xử lý dữ liệu cá nhân phải tuân thủ 8 nguyên tắc cơ bản, trong đó quan trọng nhất là:

– Có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu: Mọi hành vi thu thập, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu cá nhân đều cần sự đồng ý rõ ràng, cụ thể, có thể hiện bằng văn bản, âm thanh, hình ảnh hoặc hình thức tương đương.

– Minh bạch, đúng mục đích: Chỉ được sử dụng dữ liệu vào mục đích đã thông báo, không được mở rộng sang mục đích khác nếu chưa có sự đồng ý bổ sung.

– Hạn chế phạm vi, tối thiểu hóa dữ liệu: Chỉ được thu thập và xử lý những thông tin thực sự cần thiết, phù hợp với mục đích.

– Bảo mật, an toàn: Doanh nghiệp phải có giải pháp kỹ thuật và quản trị nội bộ để tránh rò rỉ, mất cắp hoặc lạm dụng dữ liệu.

Đây là lần đầu tiên pháp luật Việt Nam quy định hệ thống nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân mang tính toàn diện, tiệm cận chuẩn mực quốc tế (như GDPR của EU).

2.2. Quyền của chủ thể dữ liệu

Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP trao cho cá nhân nhiều quyền pháp lý mới, bảo đảm việc tự chủ đối với dữ liệu của chính mình:

– Quyền được biết và đồng ý: Cá nhân có quyền biết dữ liệu của mình được thu thập, xử lý ra sao, dùng vào mục đích nào.

– Quyền rút lại sự đồng ý: Bất kỳ lúc nào, chủ thể cũng có thể hủy bỏ sự đồng ý trước đó và yêu cầu doanh nghiệp dừng xử lý dữ liệu.

– Quyền yêu cầu chỉnh sửa, xóa dữ liệu: Khi thông tin không còn chính xác hoặc đã hết mục đích xử lý, chủ thể có quyền yêu cầu xóa bỏ.

– Quyền phản đối, khiếu nại, yêu cầu bồi thường: Nếu dữ liệu bị xâm phạm, cá nhân có thể yêu cầu doanh nghiệp bồi thường thiệt hại hoặc khiếu nại lên cơ quan nhà nước.

Đây là bước tiến lớn, biến chủ thể dữ liệu từ “bên bị động” thành “trung tâm quyền lực” trong việc kiểm soát thông tin cá nhân.

2.3. Nghĩa vụ của tổ chức, doanh nghiệp xử lý dữ liệu

So với trước đây, Nghị định 13 quy định nhiều nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp:

– Xin sự đồng ý rõ ràng trước khi thu thập: Không được mặc định đồng ý (opt-out), mà phải có hành vi xác nhận của khách hàng (opt-in).

– Lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu (DPIA): Hồ sơ này chứng minh rằng doanh nghiệp đã đánh giá đầy đủ rủi ro, biện pháp bảo vệ và gửi cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu.

– Bổ nhiệm nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu (Data Protection Officer – DPO): Người này chịu trách nhiệm trực tiếp về việc tuân thủ và an toàn dữ liệu trong nội bộ doanh nghiệp.

– Thực hiện biện pháp kỹ thuật bảo mật dữ liệu: Như mã hóa, phân quyền truy cập, kiểm tra hệ thống định kỳ, sao lưu dữ liệu…

– Báo cáo Bộ Công an: Trong các trường hợp đặc biệt như xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sức khỏe, tài chính, sinh trắc học, định vị) hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Đây là những nghĩa vụ hoàn toàn mới, buộc doanh nghiệp phải chủ động đầu tư hệ thống pháp lý và công nghệ để tránh vi phạm.

2.3. Chế tài xử phạt nghiêm khắc

– Theo Điều 38 Nghị định 13, cá nhân, tổ chức vi phạm sẽ bị xử lý hành chính, dân sự hoặc hình sự tùy tính chất, mức độ.

– Xử phạt hành chính: Có thể lên tới hàng trăm triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm quy định về đồng ý, bảo mật, chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

– Trách nhiệm hình sự: Theo Điều 288 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017), hành vi đưa hoặc sử dụng trái phép thông tin trên mạng máy tính, mạng viễn thông có thể bị phạt tù đến 07 năm.

Đây là lần đầu tiên Việt Nam áp dụng chế tài mạnh mẽ như vậy, thể hiện quyết tâm bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và nâng cao trách nhiệm của doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để tuần thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân

Để tuân thủ đầy đủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp không thể chờ đến khi xảy ra sự cố mới xử lý mà cần chủ động chuẩn bị theo một lộ trình rõ ràng. Trước hết, doanh nghiệp phải tiến hành rà soát toàn bộ dữ liệu cá nhân đang lưu trữ, từ thông tin khách hàng, nhân viên đến đối tác, đồng thời phân loại đâu là dữ liệu cơ bản và đâu là dữ liệu nhạy cảm để có biện pháp bảo vệ phù hợp. Sau đó, cần xây dựng quy trình xin và quản lý sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, đảm bảo rằng mọi cá nhân đều được thông tin minh bạch về mục đích, phạm vi xử lý trước khi cung cấp dữ liệu, và doanh nghiệp phải lưu giữ bằng chứng về sự đồng ý này. Một chính sách bảo mật (Privacy Policy) cũng cần được soạn thảo, công khai trên website hoặc ứng dụng, trình bày rõ ràng loại dữ liệu thu thập, mục đích sử dụng, quyền của chủ thể dữ liệu và cách thức khiếu nại. Với các tổ chức có quy mô vừa, lớn hoặc thường xuyên xử lý dữ liệu nhạy cảm, việc bổ nhiệm nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu (Data Protection Officer – DPO) là bắt buộc, nhằm giám sát việc tuân thủ và làm đầu mối liên hệ với cơ quan quản lý cũng như khách hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu (DPIA), đặc biệt trong các trường hợp xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài; hồ sơ này cần phân tích mục đích, rủi ro và biện pháp bảo mật, đồng thời sẵn sàng cung cấp cho Bộ Công an khi được yêu cầu. Song song với đó là áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, sao lưu định kỳ và kiểm thử an ninh mạng nhằm giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin. Yếu tố con người cũng đóng vai trò then chốt, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên về quy định pháp luật và các kỹ năng bảo mật. Cuối cùng, không thể thiếu một cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại, sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, đảm bảo phản hồi nhanh chóng cho khách hàng và báo cáo kịp thời tới cơ quan quản lý trong trường hợp có vi phạm.

Việc thực hiện nghiêm túc các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc trách nhiệm hình sự, mà còn tạo dựng niềm tin với khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

4. Lợi ích khi tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài. Trước hết, đây là biện pháp hiệu quả để tránh rủi ro pháp lý, bởi khi đã thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp không lo bị xử phạt hành chính, bị buộc ngừng hoạt động xử lý dữ liệu hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng. Không chỉ vậy, việc minh bạch trong thu thập và xử lý dữ liệu còn giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với khách hàng – yếu tố then chốt trong kỷ nguyên số, khi người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư. Niềm tin này không chỉ thúc đẩy khách hàng sẵn sàng chia sẻ thông tin mà còn củng cố mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp.

Hơn nữa, việc tuân thủ còn góp phần nâng cao uy tín thương hiệu. Một doanh nghiệp chuyên nghiệp, tôn trọng quyền cá nhân luôn được thị trường đánh giá cao và có lợi thế trong cạnh tranh. Đặc biệt, các quy định của Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện nay đang dần tiệm cận với các chuẩn mực quốc tế như GDPR của Liên minh châu Âu hay CCPA của Hoa Kỳ. Điều này mở ra cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập, hợp tác và giao thương với đối tác nước ngoài, khi vấn đề bảo mật dữ liệu luôn là một trong những điều kiện tiên quyết để ký kết hợp đồng.

Có thể thấy, bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ đơn thuần là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một chiến lược cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Doanh nghiệp nào coi trọng và đầu tư nghiêm túc cho vấn đề này sẽ không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tạo dựng được lợi thế dài hạn trên thị trường. Tuy nhiên, triển khai quy định trong thực tế lại là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật, công nghệ cũng như khả năng tổ chức và quản trị nội bộ. Nếu chỉ làm hình thức hoặc thực hiện nửa vời, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với nguy cơ vi phạm.

Chính vì vậy, để đảm bảo tuân thủ chặt chẽ và đúng hướng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư chuyên về pháp luật doanh nghiệp và công nghệ thông tin.

👉  Luật sư Tân Bình – Văn phòng Luật sư Trần Toàn Thắng với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu: tư vấn, xây dựng và triển khai chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân; soạn thảo, rà soát hợp đồng và quy chế nội bộ; đại diện làm việc với cơ quan nhà nước khi cần báo cáo; cũng như tổ chức đào tạo, tập huấn cho nhân sự về tuân thủ pháp luật dữ liệu cá nhân.

5. Luật Sư Tân Bình, Văn phòng Luật sư Trần Toàn Thắng– Bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tư vấn tận tâm từ A–Z.

Quy trình tư vấn pháp lý tại Văn phòng Luật sư Trần Toàn Thắng

5.1. Tiếp nhận yêu cầu: Khách hàng có thể liên hệ qua điện thoại, email hoặc đến trực tiếp văn phòng. Luật sư ghi nhận thông tin vụ việc và định hướng xử lý ban đầu.

5.2. Phân tích khả năng khởi kiện: Đánh giá điều kiện pháp lý, tư vấn chiến lược khởi kiện tối ưu, cân nhắc lợi ích và chi phí.

5.3. Chuẩn bị hồ sơ: Soạn đơn khởi kiện, hướng dẫn thu thập tài liệu, chứng cứ liên quan đến nhân thân, quyền sở hữu, quan hệ với bên liên quan…

5.4. Làm việc với cơ quan có thẩm quyền: Hỗ trợ nộp và theo dõi hồ sơ tại Tòa án, xử lý các trường hợp vướng mắc như tài sản chưa sang tên, thuế – tài chính, di sản chưa khai nhận.

5.5. Giải quyết tình huống phát sinh: Hỗ trợ khi bị từ chối thụ lý, khiếu nại quyết định sai, xin trích lục – xác minh giấy tờ làm chứng cứ.

5.6. Đại diện tại Tòa án: Luật sư trực tiếp tham gia tố tụng, bảo vệ quyền lợi khách hàng, hỗ trợ hòa giải nếu cần.

Với kinh nghiệm dày dặn và tinh thần trách nhiệm cao, chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng trong các vụ việc tranh chấp dân sự, hình sự, lao động, chia tài sản, thừa kế phức tạp, giúp tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý.

👉 Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tân tâm!